「やるべき仕事が山積みで、どこから手を付ければいいのかわからない」

そんな状況に陥った経験はありませんか？日本の働き方は依然として忙しさを美徳とする傾向があり、仕事の量に圧倒されている人が多いのが現状です。

この記事では、仕事が多すぎると感じる原因を整理し、効率よくタスクをこなすための6つの具体的な方法をご紹介します。あなたの仕事を少しでも楽にするヒントがきっと見つかるはずです。

仕事が多すぎる原因を知ろう

まずは、なぜ仕事が多すぎると感じてしまうのか、その原因を見つめ直しましょう。以下のような状況が当てはまる人は多いのではないでしょうか？

  • タスク管理ができていない
    どれを優先すべきかわからず、すべてのタスクを抱え込んでしまう。
  • 人手不足で仕事が集中する
    チーム全体で対応すべき業務が、一部の人に偏っている。
  • 無駄な会議やルーチンタスクが多い
    時間を取られる割に成果が見えにくい業務に振り回される。

これらの原因を意識することで、解決の糸口が見えてきます。

仕事を効率よくこなすための6つの方法

以下にて、仕事が多すぎてこなせない人に向けた6つの対処法をご紹介します。

1) タスクの優先順位を明確にする

仕事が多いと感じるときは、すべてのタスクが「緊急」に思えてしまうもの。しかし、冷静にタスクを分類すると、重要でないものが多いことに気づくはずです。

おすすめは、「Eisenhowerマトリックス」という方法。以下の4つにタスクを仕分けます。

  • 緊急かつ重要: 今すぐ取り組む
  • 緊急ではないが重要: 予定を立てて取り組む
  • 緊急だが重要でない: 他人に任せる
  • 緊急でも重要でもない: 手放す

こうすることで、自分が本当に取り組むべき仕事が見えてきます。

2) 断る勇気を持つ

「これもお願い」と言われると断りにくいですが、すべて引き受けていては自分の時間がなくなります。

例えば、こんな断り方なら角が立ちにくいでしょう。
「現在、別のプロジェクトに集中していますので、〇〇日以降に対応させていただけますか？」

こうした工夫で、余計な仕事を増やさないようにしましょう。

3) ツールを活用して仕事を自動化する

テクノロジーを活用すれば、仕事の負担を大幅に軽減できます。

例えば

  • プロジェクト管理ツール: TrelloやAsanaを使ってタスクを可視化
  • 自動化アプリ: ZapierやIFTTTで繰り返し作業を自動化

ツールを上手に使いこなせば、手動でやる時間を節約できます。

4) 適度な休憩を取る

仕事が多すぎると感じたときほど、意識的に休憩を取りましょう。「ポモドーロ・テクニック」を使うと、25分間集中した後に5分の休憩を取るリズムを作れます。この方法で生産性が上がったという研究結果もあります。

5) 他人に頼るスキルを磨く

仕事を抱え込むだけでなく、他の人に協力を依頼するのも重要なスキルです。例えば、「この部分だけお願いできますか？」と具体的に依頼すると、スムーズに進むことが多いです。チーム全体の効率化にもつながります。

とはいえ、大人しい性格の人が他人に頼ることは簡単ではありません。そういうときは、以下を意識してみてください。

  • お願いしやすい小さい頼みごとから頼む
  • 頼ることは迷惑ではないことを念頭に置いておく

大きなことをお願いするのではなく、「コピーを1枚お願いする」や「簡単な意見をもらう」など、小さなことから頼ってみましょう。これなら相手にとって負担が少なく、頼む側も罪悪感を感じにくいです。慣れることで自信がつき、徐々に大きな依頼もしやすくなります。

他人に頼るのが苦手な人は、「頼むことで迷惑をかけてしまうのでは」と考えがちです。しかし、実際にはチームでの仕事は「協力」が前提です。あなたが頼ることで、相手があなたに頼みやすくなるという相互作用も生まれます。また、頼られた側は「自分が役に立った」と感じ、信頼関係が深まるきっかけにもなります。頼ることはむしろ「関係を良くする一歩」と捉えてみましょう。

スライド作成ツールを紹介している、以下の記事も合わせてご覧ください。在宅ワーカーの味方！生成AIツールでマニュアルや提案書を簡単作成

6) ストレスマネジメントを取り入れる

瞑想や軽い運動で心をリフレッシュする習慣を取り入れてみましょう。例えば、朝の5分間を使って呼吸法を試すだけでも、ストレスが軽減されると言われています。

忙しい状況を未然に防ぐためのコツ

仕事が多すぎる状態を防ぐためには、日頃から以下を心がけることが大切です：

  • タスクを定期的に見直す
  • 自分の限界を意識し、無理をしない
  • 長期的な目標を設定して計画を立てる

こうした習慣を身につけることで、仕事に追われる日々を未然に防ぐことができます。

まとめ｜仕事が多すぎてこなせないときはタスクを管理してみよう

「仕事が多すぎてこなせない」と感じたとき、まずはタスクを整理し、優先順位をつけることから始めてみましょう。そのうえで、断る勇気やツール活用、ストレスマネジメントを取り入れることで、仕事量が軽減され、効率よく働けるようになります。

どれか1つでも取り組んでみて、忙しさから解放される一歩を踏み出してみませんか？