仕事の丸投げがキャパオーバーを引き起こす理由とは？

仕事でキャパオーバーが起こるのは、「職場環境」「個人にキャパオーバーになりやすい特徴がある」2つの要素が大きく関係しています。

キャパオーバーになりやすい職場環境

キャパオーバーになりやすい職場環境として、上司のリーダーシップがなくタスク管理ができていないことが挙げられます。

上司が日々の業務に関して指示が曖昧で、タスクに対して効率良く仕事が回せないような職場環境では作業効率が大幅に下がります。

また、社員同士のコミュニケーションの連携が取れていない場合も、仕事が円滑に回らず結果としてキャパオーバーになりやすい環境と言えるでしょう。

キャパオーバーになりやすい人の特徴

キャパオーバーになりやすい人は、真面目で仕事に熱心という特徴があります。

基本的な日々の業務だけでキャパオーバーになっている人は、完璧主義で常に「完璧」な仕事を自分自身に課していることが多いです。

例えばプレゼン資料作成など、突き詰めればいくらでも時間をかけられてしまう仕事に必要以上に時間を割いてしまい、他の仕事が終わらずキャパオーバーになることも多いでしょう。

他にも、責任感が強い人は「頼まれた仕事」を全て受けてしまい、気づいたときにはキャパオーバーになってしまうことも。

周囲も最後まで責任を持って対応する真面目な人に仕事を任せがちなので、負のサイクルとなることも少なくありません。

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仕事を丸投げされたときに出るキャパオーバーの症状とは？

仕事を丸投げされたときに出る、キャパオーバーに多く見られる症状を見ていきましょう。

注意力が散漫になりミスが増える

キャパオーバーをすると、注意力が散漫になりミスの数が多くなります。

キャパオーバーの状態では注意力・集中力が欠けるため、冷静な判断ができなくなる傾向にあります。

とくにミスの中でも、今まではしなかったような簡単なミスが増えている場合は注意が必要です。

残業量が増えてしまう

残業が増えている場合は、業務量が多すぎてキャパオーバーになっていることが多いです。

とくに残業が常態化してしまっている場合は、睡眠時間や睡眠の質にも影響が起こり翌日の仕事にも悪影響を及ぼします。

プロジェクトなど先が見えていて残業がいつまでか見通しが立っているなら良いですが、いつまで残業が続くかわからない状態になっているなら、上司に相談することをおすすめします。

すぐにイライラしてしまう

キャパオーバーの状態では、心に余裕がなくなるので些細なことでもイライラしやすくなります。

仕事以外でも家族や恋人・友人との関係もギクシャクしがちになることも多く、周囲との関係が悪くなっていると感じたら限界に近い状態なので注意しましょう。

キャパオーバーしたときの具体的な対処法

キャパオーバーになってしまったときには、早めに対処をしなければなりません。

具体的な対処法を紹介する前に、前提としてわからないときには早めに周囲に質問したり頼ることは重要なことです。

「わからないこと＝恥ずかしい」と考えがちですが、仕事におけるタスクとは「仕事を目的通りに期限内に仕上げること」が求められるということを忘れてはいけません。

わからないことで後回しにして「完成しない」ことが、最も組織・メンバーにも迷惑をかけます。

仕事でキャパオーバーを起こさないためには、遠慮なく周囲に相談して助けを求めるようにしましょう。

仕事の全体像と流れを把握してキャパオーバーを防ぐ

タスクを進める前に、仕事の全体像と流れを確認しましょう。

最初に仕事の全体像を把握することで、理想とする完成イメージを上司とすり合わせしておくことで仕事のやり直しを減らすことができます。

また、仕事を進めるなかで「どのタイミングで確認をしてもらうか」も確認しておくとより安心です。

例えば、資料作成であれば「見出し」を作成した時点で流れに問題ないかを確認してもらうと、間違いがあればその時点で正せるので、齟齬が生じることも少なくなります。

不明点は要点をまとめて声をかけるタイミングを考える

仕事を進めるうえで、わからないことが出てくることもあるでしょう。

不明点がでたときには、早めに上司や先輩に確認することが重要です。

しかし、不明点をただ聞くだけでは相手に迷惑がかかるので注意が必要です。

不明点を聞く時には、「要点をまとめる」「声をかけるタイミングを考える」ことを心がけましょう。

上司や先輩は多くの仕事を抱えていることも多く、無駄なやり取りを減らすためにもあらかじめ要点をまとめておくことをおすすめします。

また、声をかけるときにも質問の途中で中断しないよう、出退勤の忙しい時間帯を避け、比較的仕事が落ち着いている時間を選ぶと良いでしょう。

誰にも聞けないときは社外で探してみる

できれば社内の人に相談したいですが、誰にも聞ける雰囲気にない場合は社外で探してみるのも良いでしょう。

具体的な仕事を質問するのは難しいですが、優先順位のつけかたやパソコンの使い方など、誰でもわかることは社外の人に相談することで解決するのもおすすめです。

まとめ｜仕事の丸投げによるキャパオーバーを防ぐために周りに助けを求めよう

今回は仕事の丸投げによるキャパオーバーの具体的な対処法や、キャパオーバーになっている症状について解説しました。

キャパオーバーは個人の問題だけではなく、職場環境にも問題があることが多いです。

しかし、キャパオーバーが続くと心身共に負担がかかってしまい、最終的には休職や転職という結果になってしまうことも。

まずは、現在の職場環境で改善できることを考え、今のキャパオーバーの状況を変えてみて下さいね。